In tutti questi anni di attività professionale, molte volte ci siamo trovati a spiegare ai nostri clienti (datori di lavoro, lavoratori, amministratori) o ai partecipanti ai corsi di formazione in cui prestiamo attività di docenza (apprendisti, tutor, lavoratori temporaneamente disoccupati, tirocinanti),  come si legge una busta paga o, più precisamente, come individuare quello che il lavoratore di turno “si metterà in tasca” dopo una serie complessa – e senz’altro incomprensibile – di operazioni aritmetiche, scoprendo spesso che i nostri interlocutori provano un profondo senso di frustrazione quando tentano di capire cosa si cela dietro quel prospetto e come si arriva al risultato finale.

Infatti, nozioni come “retribuzione lorda”, “imponibile contributivo”, “imponibile fiscale”, “trattenute previdenziali”, “imposta lorda”, “detrazioni fiscali”, “imposta netta”, “retribuzione netta”, ecc. sono indispensabili per raggiungere tale obiettivo, pertanto, senza alcuna pretesa di essere esaustivi ma solo come una sorta di introduzione, proviamo a muovere insieme i primi passi all’interno di questa selva oscura.
Il datore di lavoro, al momento della corresponsione della retribuzione, deve consegnare un prospetto paga ai propri dipendenti; questo strumento, inoltre, viene utilizzato anche per individuare il compenso netto dovuto agli amministratori e ai tirocinanti quando l’erogazione di tali emolumenti sia stato previsto poiché, trattandosi di redditi assimilati al lavoro dipendente, seguono le stesse regole.

Gli elementi formali di una busta paga sono quelli che potremmo anche identificare come le sue parti, ovvero:

  1. l’intestazione riportante i dati del datore di lavoro
  2. i dati del lavoratore
  3. gli elementi della retribuzione, in denaro e in natura
  4. le trattenute previdenziali e fiscali

Non esiste un modello ufficiale o standard di busta paga, soprattutto riguardo alla modalità di esposizione degli elementi che la compongono;  questo è già di per sé un motivo più che sufficiente per creare confusione, perché si trovano in circolazione buste paga chilometriche e buste paga sintetiche, notizie appena abbozzate sulle trattenute effettuate oppure il dettaglio e lo sviluppo di ogni singola voce retributiva ma, in ogni caso, senza un Virgilio/Esperto a guidarci, sarebbe impossibile orientarsi.

I sistemi di calcolo possono essere di due tipi:

  • retribuzione fissa mensile, perché l’unità di misura è il mese intero e sono ininfluenti le assenze retribuite in quanto già incluse nella retribuzione di riferimento per cui, a parità di prestazione lavorativa, da un mese all’altro il netto non cambia o cambia di poco
  • retribuzione a paga oraria, rapportata com’è intuibile alle ore effettivamente lavorate nel mese, a cui verranno aggiunte e messe in evidenza le ore riferibili ad assenze retribuite (festività, ferie, ecc.); di conseguenza, con questo sistema il netto finale varia in base al numero maggiore o minore di ore lavorate e/o retribuite, o al mese più corto o più lungo.

La retribuzione inizialmente esposta nel prospetto in questione si compone di vari elementi, alcuni fissi altri variabili. Tra i primi, solo alcuni sono comuni a tutti i settori (minimo contrattuale, contingenza – a volte raggruppate sotto un’unica voce detta retribuzione o paga conglobata – e scatti di anzianità) mentre, a seconda del livello, della qualifica, del settore di appartenenza,  delle mansioni svolte nonché del trattamento individuale concordato, ne esistono molte altre, come il terzo elemento, l’elemento territoriale, il superminimo, il superminimo riassorbibile, l’indennità ad personam; e poi ancora, l’ indennità di funzione, di rischio, di disponibilità, di reperibilità, di chiamata, di camice, di cassa, di mensa, ecc., cui si aggiungono le cosiddette voci retributive variabili legate alla modalità di svolgimento della prestazione, diverse da quelle ordinarie per durata (festivo, straordinario, notturno), per luogo (trasferta), per contenuto (mutamento temporaneo delle mansioni, premio di produzione), per responsabilità, per accordi personalizzati (patto di stabilità, di non concorrenza, bonus aziendali) e via dicendo. In ogni caso, sono tutte componenti della retribuzione.

La somma di tutti questi elementi, a titolo di competenza per prestazione resa o di trattenuta per quella non resa, costituisce la retribuzione lorda che, a sua volta e salvo espressa previsione di esonero contributivo, corrisponde generalmente all’imponibile contributivo, ovvero, a quella cifra su cui verranno calcolate e poi detratte le trattenute previdenziali e/o assistenziali a carico del lavoratore.

Ma perché, vi starete chiedendo, i contributi non sono tutti a carico del datore di lavoro?

Non tutti, poiché anche il lavoratore concorre al versamento dei contributi utili ai fini della pensione. Ecco dunque che la retribuzione lorda, da poco individuata, subisce la sua prima riduzione.

Supponiamo che la somma delle competenze lorde di cui sopra sia pari a 1.000,00 euro e che la contribuzione dovuta dal lavoratore sia pari a quella prevista nella maggior parte dei casi e dei settori, ovvero il 9,19% dell’imponibile contributivo, la prima operazione di cui si troverà traccia nella busta paga sarà la decurtazione della trattenuta previdenziale: € 1.000,00 – € 91,90 = € 908,10.

Questo nuovo numero costituirà la soglia del cosiddetto imponibile fiscale, ovvero, la somma su cui il datore di lavoro è tenuto a calcolare, attraverso varie e complesse operazioni affidate normalmente ad un esperto in materia, per conto dello Stato e in sostituzione del suo lavoratore/contribuente, le imposte  da quest’ultimo dovute, non prima però di aver applicato le detrazioni fiscali spettanti, ovvero, di ridurre in virtù di tali elementi in favore del lavoratore stesso l’importo finale da trattenere a titolo di imposta netta.

Seguendo l’esempio di prima ed omettendo – per non annoiarvi troppo – le operazioni matematiche che si celano dietro, sull’imponibile fiscale verrà calcolata l’imposta lorda  ( € 208,86 ), applicata la detrazione fiscale spettante ( € 145,75 ) e, per differenza, l’imposta netta (€ 63,11 ) che verrà trattenuta dall’imponibile fiscale prima individuato ( € 908,10 ), portando finalmente al risultato tanto atteso, anche se spesso molto deludente,  la retribuzione netta ( € 908,10 – € 63,11 euro = € 844,99).

Se si è alle dipendenze di un privato cittadino, i passaggi appena descritti si fermano alla prima fase, ovvero, alla determinazione dell’imponibile contributivo con conseguente trattenuta previdenziale. Quindi, questo significa che il lavoratore in questi casi è esente dal pagamento delle imposte? No, vuol dire soltanto che l’imposizione fiscale è rimandata al momento della dichiarazione annuale dei redditi che il lavoratore è tenuto a presentare.

Altro caso è quello dei tirocinanti con compenso, per i quali si omette la fase dell’imponibilità contributiva perché, non essendo un rapporto di lavoro subordinato, non vi è obbligo di contribuzione, né da parte dell’azienda ospitante né da parte del tirocinante.

La busta paga è anche lo strumento con cui, sia il datore di lavoro che il lavoratore, possono monitorare altri aspetti del rapporto di lavoro, ad esempio: le ferie e i permessi maturati e goduti, la banca ore se istituita e utilizzata in azienda, il calcolo mensile del TFR accantonabile, e molte altre informazioni che per brevità accenniamo soltanto. Imparare a leggerla e a comprenderla è utile e necessario, se non altro perché risolvere un rompicapo è sempre un buon motivo di soddisfazione personale.

Consiglio non richiesto: conservate le vostre buste paga fino a quando non andrete in pensione o non vincerete alla lotteria una somma sufficiente a farvi campare di rendita!

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